募集を出しても応募が来ない、採用できても定着しない。人を増やしたくても増やせない中小企業にとって、人手不足は最も切実な経営課題のひとつです。
採用や待遇の改善は欠かせませんが、それだけに頼ると、人が採れない限り状況は変わりません。そこで考えたいのが、今いる人を本来業務に戻すという打ち手です。この記事では、その考え方と業務の分け方、情報が経営判断に使われない理由を整理します。
業務の仕組み化を支える選択肢のひとつが、株式会社LYN COMPANYが提供する月額制フルオーダーメイド業務システム「OneTrace（ワントレース）」です。企業ごとの業務に合わせてシステムをつくり、導入後の改善まで一貫して担うサービスです。
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OneTrace｜月額制フルオーダーメイド業務システム開発
OneTraceサービスサイトのトップページ（出典：OneTrace公式サイト）
人手不足は採用だけでは解けない
採用市場で中小企業が不利になりやすい理由
採用市場では知名度も待遇も大企業が有利で、中小企業は勝ちにくいのが実情です。採用できても、戦力になる前に辞めることもあります。人が採れないなら、今いる人でどう回すかを並行して考える必要があります。
生産性の向上は入口と出口の両方に効く
見方を変えると、人手不足は「人が足りない」という数の問題であると同時に、今いる人の時間が本来やるべきでない作業に奪われている問題でもあります。一人がこなせる仕事が増えれば、人を増やさなくても会社全体の処理能力は上がります。
負担が減れば定着率の改善も見込めるため、生産性の向上は、人手不足の入口（採れない）にも出口（辞める）にも効きます。
今いる人を本来業務に戻すという打ち手
人手不足の現場で起きているのは時間の流出
営業担当なら商談や提案、設計者なら設計そのものが本来の仕事です。報告書の作成やデータの転記は手放したい付随的な作業ですが、現場ではこうした作業に多くの時間が奪われています。
ある営業会社では、営業担当が案件管理や顧客管理、報告書の作成といった事務作業に、毎日2時間ほどを使っていました。営業10人で考えると1日20時間、月に400時間以上です。この時間を営業活動に戻せれば、人を増やさなくても営業の総量を大きく伸ばせます。自社でも、何人が1日に何時間を事務作業に使っているかを掛け算してみると、規模感を確かめられます。
業務に合わせた仕組みで人の時間を取り戻した例
業務に合わせて仕組みを作り変えた例が3つあります。
- 内装工事の会社は、見積もりや事務作業の負担が減り、設計者が設計そのものに集中できるようになりました
- 運送会社は、配車を登録すれば請求や手当の計算まで自動で処理され、手作業の計算が不要になり、ミスのリスクも減りました
- 代理店の顧客管理を本体と連動させた会社は、状況をリアルタイムに把握できるようになりました
共通するのは、既製のツールを当てはめず、その会社の業務の形に沿って、人がやらなくていい部分を仕組みに移したことです。
OneTraceは、人の時間がどこで奪われているかを見極めてから仕組みをつくることを前提にしたサービスです。業務をツールに合わせるのではなく、企業ごとの業務に合わせてシステムを構築し、導入後の改善まで一貫して担います。
仕組みにする業務と人に任せる業務を分ける
ルールどおりなら誰がやっても同じ業務は仕組みへ
本来業務に人を集中させるには、まず業務を、仕組みに任せられるものと人が担うものに分けます。分けるときの目安を表にすると、次のとおりです。
| 業務の例 | 仕組みに任せるか人に任せるか | 理由 |
|---|---|---|
| データの転記 | 仕組みに任せる | 誰がやっても同じ結果になるため |
| 定型的な計算・情報の集計 | 仕組みに任せる | 判断の余地が少ないため |
| 決まった書類の作成・請求書発行・進捗更新 | 仕組みに任せる | 手順が決まっているため |
| 顧客との関係づくり | 人に任せる | 経験や感覚が成果を左右するため |
| 提案内容の組み立て | 人に任せる | 判断が成果を左右するため |
| 設計やデザイン | 人に任せる | 経験と判断が要るため |
| 現場での咄嗟の判断 | 人に任せる | 経験や感覚が活きるため |
人に任せたままでよいのは判断と対話
表の下半分にある仕事は、人が担うことに価値があります。ルール化しすぎると価値が削られるため、仕組みに寄せすぎない線引きが要ります。
実際には、ルールどおりに処理できる作業と人の判断が要る仕事が混ざったまま、人にしかできない仕事を担う人が、手放せる作業に時間を取られがちです。手放せる作業を仕組みに任せれば、同じ人数でも付加価値を生む仕事の量が増えます。線の引き方は会社ごとに違うため、自社の業務を見て決めることが欠かせません。
Excelの自由は、すべてを属人的にしてしまう
Excelは自由に項目を作れますが、この自由は非効率の源泉にもなります。フォーマットが担当者ごとに違い、ルールが個人の頭の中にしかない状態が続くと、引き継げず、整合性も崩れます。
システム化は、自由を奪うことではありません。属人化すべきでない部分にルールを与え、自由を本来活かすべき場所に集中させる設計です。現場から「Excelのほうが融通が利く」という声が出ても、画面をExcel運用に寄せ、移行直後は併用期間を設ければ、抵抗感は下げられます。
OneTraceは、Excelや紙、口頭で分散した案件・顧客・売上・請求などの業務情報を一つの仕組みに整理することを掲げています。現場で使う人のITリテラシーに合わせた画面づくりも特徴としています。
OneTraceが選ばれる4つの理由（出典：OneTrace公式サイト）
紙やExcelの管理は「使われない」ことが問題
前の節で見たExcelの自由は、入力も管理も個人任せにします。その延長で、集めた情報が経営判断につながっているかを問い直します。
記録を探せない・集計できないこと以上に、情報が経営判断に使われない
紙の日報やExcelでは、集計に手間がかかる、過去の記録を探せないといった形式の問題が目につきますが、それ以上に大きな問題は、集めた情報が経営判断に使われていないことです。
デジタル化しても「日報のための日報」は変わらない
結論から言えば、デジタル化だけでは解決しません。原因は紙だからではなく、必要のない情報を集めて、必要な情報を集めていないことにあります。項目を増やすと、形式的に埋めて形式的に目を通す「日報のための日報」が生まれます。
経営判断に使える情報にする3つの設計
使われる情報にするには、次の3つを設計します。
- 何を集めるかは、一般的な日報項目を移すのではなく、その会社がいま判断材料にしたい情報を問い直します
- 入力する側の負担は、項目の絞り込みや、スマートフォンで業務の合間に書ける動線で下げます
- 判断への接続は、遅れの兆候が出た瞬間に責任者へ通知が届くなど、出口の設計です
3つの本当に必要な質問に答えてもらうほうが、20の項目を埋めてもらうより質の高い情報が集まります。集める設計と活かす設計が揃って、はじめて情報は回り始めます。
OneTraceは、導入の流れを業務理解、課題定義、最適設計の順に進め、画面・項目・権限・運用方法を整理したうえで構築するとしています。
OneTraceの対応領域の一例（出典：OneTrace公式サイト）
自社の管理が限界に近いかを見分けるサイン
Excelや紙での管理が限界に近いかどうかは、機能ではなく業務効率で判断します。サインごとの最初の一手は次のとおりです。
| サイン | 最初に打つ手 |
|---|---|
| 月次集計に数日かかる | 集計にかかる時間を書き出す |
| 請求漏れなど金銭のミスが起きた | ミスの出る作業を仕組みに任せる側へ分ける |
| シートやファイルが膨大 | 情報の分散先を書き出し、集約対象を決める |
| 関数が複雑で誰も保守できない | 定型作業を分け、仕組みに移す |
| 特定の人しか触れないシートがある | その人の作業時間を書き出す |
| 最新版が分からなくなる | 管理場所を決め、一つの仕組みに整理する |
サインが1つでも出ていれば黄色信号です。ただし、小規模なうちはExcelで足ります。見るべきは規模ではなく、管理作業が本来の仕事の時間を食い始めているかどうかです。
自社で最初に確かめたいこと
ここまでの内容を自社に引き寄せて確かめる手順は、次の4つです。
管理作業に使っている時間を書き出す
1日にかかっている時間に人数を掛けて、月の規模を見積もります。
仕組みに任せる作業と人が担う作業に分ける
先ほどの表を目安に、誰がやっても同じ結果になる作業と、人の判断が要る仕事に分けます。
経営判断に使う情報を絞り込む
仕組みに任せる業務で集める情報を、いま判断材料にしたいものに絞ります。
入力する現場の人が使える形かを確かめる
入力項目を絞り、スマートフォンで業務の合間に書ける形になっているかを確かめます。
月額制のフルオーダーメイド業務システム「OneTrace」の仕組みや料金、導入事例は、以下の記事で紹介しています。
まとめ
人を増やせない中小企業が人手不足を乗り切る道は、今いる人の生産性を上げることにもあります。ルールどおりにできる業務は仕組みに任せ、判断や対話といった人にしかできない仕事に時間を戻せば、人を増やさなくても会社全体の処理能力は上がります。
紙やExcelの管理も同じで、問題は記録を探せないことより、集めた情報が経営判断に使われないことです。まずは、自社でいちばん時間を取られている管理作業をひとつ選び、誰がどれだけ使っているかを書き出すところから始めてみてください。
- 人手不足は採用だけに頼らず、今いる人の生産性を上げる道も並行して考える
- 人の時間は、本来業務ではない事務作業に流れ出していることが多い
- ルールどおりにできる業務は仕組みへ、判断や対話は人に残す
- 紙やExcelの管理は、情報が経営判断に使われないことが本当の問題
- 何を集めるか、入力の負担、判断への接続をひとまとまりで設計する
OneTraceの詳細は、公式サイトでご確認ください。
参考文献
- OneTrace「人を増やせない会社が、人手不足を乗り切る方法｜今いる人を本来業務に集中させる」（公開日2026年6月5日・2026年10月16日確認）
- OneTrace「紙の日報を集めても経営判断に使えない理由｜システム化で何を変えるべきか」（公開日2026年5月18日・2026年10月16日確認）
- OneTrace「Excel管理が限界になる会社の特徴｜機能不足ではなく業務効率の問題」（公開日2026年5月11日・2026年10月16日確認）
- OneTrace公式サイト（2026年10月16日確認）
